Las fases principales del plan de comunicación para tu evento

Los eventos, esa gran técnica que, bien planificada y ejecutada, te reportará hoy en día unos beneficios muy satisfactorios para el branding, comunicación, captación, fidelización y conversión de tus clientes potenciales. ¿Por qué saltarnos este paso? Si contamos con presupuesto y los recursos adecuados, ¡adelante! ¡Los resultados serán muy prometedores!

Pero, por supuesto, tu evento no podrá ser conocido por sí solo, sobre todo, si no somos una gran marca, cuyo branding, digamos, ya fluye como embajador del naming y organización en sí. La comunicación es muy importante, no solo para atraer asistentes y que consigamos los objetivos propuestos para el mismo, sino para promover nuestros valores, nuestra misión, las historias, experiencias y relatos que nos ayudarán a explicar los mencionados valores y misiones, en definitiva, el conocimiento, asociación y consciencia de la marca.  

Digamos que, para vender, es imprescindible que tengas un plan de marketing bien diseñado, pero esto ha de estar acompañado de un buen plan de comunicación para conseguir la notoriedad que deseamos y cumplir nuestros objetivos en este sentido. Por supuesto, es difícil establecer un plan para todos los eventos ya que cada uno requiere de un estudio propio debido a su naturaleza: públicos, contenidos, productos, oferta, sector, etc. Aun así, intentaremos abordar las tácticas más comunes.

¿Cómo sería entonces un plan de comunicación exitoso y cuáles serían sus fases principales? ¡Vamos allá!

Fase 1: Antes del evento

  • Una buena página del evento (pre-event page):

Es imprescindible contar con este recurso, el punto central donde dirigiremos nuestro tráfico a través de todas nuestras estrategias. Puede ser la main page de tu web, una landing page exclusivamente creada para tu evento, etc. Los datos más relevantes han de aparecer: nombre del evento, descripción, recursos gráficos, lista de ponentes/artistas/influencers, fecha, hora, registro, compra de entradas y botones para compartir.

Podemos utilizar nuestra página para capturar leads, generar interés inicial, por supuesto, es importante optimizar el SEO y ya que estamos, hacer uso de la creatividad para crear “early-bird” promotions con cuentas atrás, etc.

  • Blog post:

¡La misión! Esto es muy importante en el proceso comunicativo y por supuesto, tenemos que contarlo. ¿Cómo? Pues un buen post, bien escrito y con todos los detalles para nuestro blog no estaría nada mal.

Genera atención, interés, y convence a tu público objetivo de por qué es importante tu evento y por qué deben formar parte de él.

  • Social Media:

Nuestras plataformas sociales oficiales son una herramienta más que clave en nuestra tarea comunicativa y promocional. Esta estrategia, bien planificada y calendarizada con bastante tiempo de antelación, y por supuesto con unos contenidos muy ricos, atractivos y relevantes, nos ayudarán a expandir la idea de nuestra misión (de la que hablamos en el apartado del blog post).

Es importante contar con un content manager que sepa sacar el máximo rendimiento de estos contenidos. Si no es la primera edición, podremos echar mano de archivos anteriores y User Generated Content (contenidos creados por nuestros asistentes). Si es la primera edición, es el momento de crear. ¡Siempre recalcamos la importancia del video!

Son muchísimo los canales que podemos utilizar: Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, TikTok, Linkedin, Pinterest, Medium, etc. y por supuesto explorar y explotar todas las posibilidades atractivas que nos ofrecen. ¿Cuáles te convienen más para la estrategia de promoción de tu evento?

Otro tema importante que no podemos olvidar: es indispensable contar con tu hashtag o hashtags oficiales a través de los cuales generaremos conversación y aumentaremos nuestro reach.

  • Asociaciones y colaboraciones (partnership):

Muchos antes de anunciar nuestro evento oficialmente, ya debemos haber realizado una estrategia de contactos de nuestros partners potenciales y colaboradores y conseguir que se suban a nuestro barco mediante acuerdos sustanciales y bien definidos por contrato.  ¿Qué marcas, colaboradores o media partners te convienen para que expandan la noticia a través de sus seguidores?

Fase 2: ¡Lanzamiento!

  • Envío de nota de prensa:

Digamos que estamos en el ámbito de las Relaciones Públicas que nos ayudarán en la tarea de promoción del evento. Para esta tarea, que también ha de realizarse con mucha antelación (calendarizado inteligentemente en el tiempo con los otros lanzamientos en redes, blog, e-mail etc.), hemos de tener una base de datos de medios de todo tipo (que nos interese y a quien le interese nuestro producto), bien actualizada.

Es muy recomendable escribir y diseñar una buena nota que sea enviada a través del máximo número de canales de distribución posibles. Las palabras claves utilizadas en la nota también nos ayudarán a su mejor difusión, ya que les saldrá a todos aquellos interesados que hayan creado alertas de Google.

Si estamos interesados en una cobertura aún más amplia (internacional), debemos ir más allá de los datos básicos: espacio, fecha, hora, precio, registro, RSVP, etc. y elegir ángulos interesantes para convencer al destinatario, es decir, identificar puntos interesantes, relatos, storytelling… ¡siempre creatividad y relevancia!

  • E-mail:

Hablamos de un e-mail muy importante de lanzamiento. Seguramente, ya hayamos realizado otras cápsulas de comunicación anteriores donde los interesados se han podido pre-registrar o comprado algún ticket/abono etc, pero este es el gran momento del notición.

Las aperturas de envíos de e-mail tienen una tasa de apertura del 26%, mayor que los envíos de marketing regulares. ¡Esto hay que aprovecharlo!

  • Blog y Redes Sociales:

En este momento no hay que olvidar que debemos crear un post con un contenido concreto, la primera noticia importante de tu evento: ¿qué artistas van? ¿Ponentes? ¿Actividades? ¿Influencers? ¿Speakers?

Por supuesto, aprovechar también para organizar una serie de lanzamientos de estos contenidos a través de las plataformas sociales oficiales seleccionadas.

  • Partners:

Como ya hemos cerrado contratos con ellos, es la hora de pedir que te ayuden en la difusión de tus noticias y lanzamientos para llegar a más personas. Sería perfecto enviarles todo el material (muy hecho, para que no tengan que trabajar mucho a este respecto) y que lo lancen en sus canales, sobre todo, los que tengan mayor número de seguidores.

Por supuesto, es interesante hacerlo todos a la par, junto con nuestra fecha de lanzamiento y directrices, así se gana momentum y el impacto es mayor.

Fase 3: Seguimiento o follow-up

Esta fase es tan trabajosa como importante y excitante. Ya se han lanzado los comunicados importantes. Es la hora de mantener el interés de nuestra audiencia, posibles clientes, registrados, asistentes y no permitir que nuestro evento quede en el olvido.

Para ello, hemos de crear un contenido muy relevante y atractivo que genere conversación, invitar a los usuarios de nuestras plataformas a participar en la misma, concursos, gamification, sorteos, UGC, etc. Traduciendo estas palabras, hay que generar engagement.

Por supuesto, como hemos comentado anteriormente, los envíos de e-mail nos seguirán ayudando en la tarea de mantener el interés, pero ofreciéndoles algo de valor, no simplemente que se registren de nuevo.

  • Descuentos early-bird:

O lo que es lo mismo, descuentos para primeros compradores en una fecha temprana y determinada, ¡con fecha de expiración!

  • Paid Social:

Durante este periodo, es el momento, si se considera necesario y oportuno y se cuenta con partidas de presupuesto destinadas a ello, el crear, diseñar y lanzar anuncios. No es aconsejable realizarlo ni muy temprano, cuando todavía no tienes los contenidos concretados y anunciados, ni muy cerca del evento, donde no hay margen y seguramente se malgaste lo invertido.

De lo que hablamos en este apartado es de invertir dinero en los anuncios de Social Media (hoy en día las plataformas ofrecen muchísimas opciones), Google Adwords, retargeting, etc.

Fase 4: ¡Últimas acciones antes del evento!

  • Asistentes ya confirmados como embajadores:

Sí, ya tienes en tu “cesta”, después del gran trabajo que has realizado, un gran número de asistentes registrados o que han comprado entradas. ¿Por qué no aprovechar su fuerza como embajadores o prescriptores del evento e invitarles a que hablen de él en sus canales? Por supuesto, tendrás que incentivarlos para que promocionen tu evento en tu nombre. Es importante aprovechar el boca a boca y ofrecer descuentos y/o upgrades como espacios VIP.

  • Social Media, E-mail, Blogging:

Es momento también de realizar tus últimos mails y sacar a relucir tu gran último post del blog (antes del evento) y tus contenidos de Social Media con las últimas noticias, actualizaciones, nuevas y últimas confirmaciones (hay que dejar grandes nombres tanto para el principio como para el final).

Por supuesto, aquí tenemos que dotar a nuestros copies y recursos gráficos de un sentido de urgencia, un last-minute-call, una cuenta atrás etc.

  • Comunidad y atención al cliente:

Vendrán, normalmente poco antes del evento, llamadas, e-mails, mensajes en las redes sociales, tanto en mensajes privados como en comments. Nunca olvidemos que es nuestra comunidad, tenemos que atenderlos lo mejor posible y responder a todas sus preguntas. Entre estos contactos, figurarán tanto clientes ya registrados como leads captados, interesados, etc. Es un buen momento para convertir y vender más.

  • ¡Influencers!

Si por su naturaleza son adecuados para tu evento y sobre todo, si son afines al sector y aportan los valores que buscan los clientes, ¡Adelante!

Siempre hay que contactarles al principio de la campaña. Ofreciéndoles una buena contrapartida, ya sea invitaciones, alojamiento y viaje, visibilidad, etc., podrán funcionar como plataformas promotoras de tu evento, tanto antes del mismo como durante.

Es importante empezar a planificar estas tareas con tiempo de antelación, y dibujar un mapa de acciones que seguramente te proporcionarán una estrategia más fuerte y te generará más ROI.

¿Has realizado alguna campaña similar para tu evento? ¿Cuál ha sido tu punto fuerte y tus debilidades? ¡Cuéntanos tu experiencia!

Si quieres profundizar más en la materia y volverte un@ expert@ en la creación de eventos digitales, consulta nuestro Programa Superior en Organización de Eventos Digitlaes.

Autor: Alfonso Cabello Márquez – Profesor de Organización Eventos Digitales

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