Como bien sabemos, la rueda de prensa es una estrategia de comunicación integral de una marca o producto que siempre se ha utilizado para obtener resultados óptimos en cuanto a las relaciones públicas.
Aunque muchos expertos aseguran que este formato está dejando de funcionar, lo cierto es que las nuevas tecnologías nos permiten realizarla de forma digital, un nuevo formato que ha vuelto a posicionar a este maravilloso evento en su época dorada.
Antes de la situación de emergencia sanitaria en la que nos hemos visto inmersos, ya se empezaba a realizar este tipo de rueda de prensa, que se hizo indispensable durante los meses de confinamiento llegando a convertirse en algo imprescindible, y, ahora, no podemos dejar atrás su uso y sus novedades, ya que se puede conjugar con la realización de la rueda in situ (de forma presencial) de manera que tengamos la rueda de prensa híbrida.
Es muy necesario mejorar las relaciones y, en un campo donde los medios están continuamente bombardeados con noticias de todo tipo, ya sea en el clásico papel, online o emisoras de TV y radio etc., es imprescindible destacar y generar una conversación que les interese y enganche.
En este escenario complejo conviene saber cuáles son los pasos indispensables y qué nuevas metodologías y escenarios tenemos en el mercado. ¿Nos sumergimos en ello? ¡Vamos!
1. Organización de la rueda de prensa digital
La organización previa es muy importante, sobre todo si tratamos con nuevas plataformas y tecnologías. Hay que tener una idea muy clara de los objetivos y de su calendarización, del reparto de responsabilidades, una detallada imagen de cómo será la rueda de prensa y los procedimientos del antes, el durante y el después.
Antes de empezar, hay que hacerse una serie de preguntas:
- ¿A qué medios vas a invitar?
- ¿Cuándo enviar la invitación?
- ¿Qué formato de invitación?
- ¿Cuándo se va a realizar la rueda?
- ¿Quién será el portavoz o portavoces?
- ¿Cómo se desarrollará y en qué orden?
- ¿Plan B en caso de fallos técnicos?
2. Plataforma online
¿Qué plataforma debemos utilizar? Esto responde a varios criterios, pero, sin duda, hay tener muy clara cuál es la que mejor funciona para los periodistas a los que te vas a dirigir (al menos en general) y saber que ellos están familiarizados con la plataforma X.
También, es importante saber qué plataforma será la mejor para el tipo de rueda de prensa que quieres celebrar y, por supuesto, que funcione sin problemas en los sistemas operativos más utilizados.
Otras preguntas que nos debemos hacer son:
- ¿Cuántos participantes esperamos?
- ¿El portavoz tendrá que compartir algún tipo de presentación?
- ¿Podrán los periodistas realizar preguntas en el evento?
Antes de la celebración de la rueda, los periodistas y medios tendrán que ser invitados a la convocatoria a través de un link con instrucciones de cómo conectarse. Siempre es una buena idea que el relaciones públicas o PR esté bien conectado con el periodista, haciendo que la relación sea satisfactoria y poder atenderles en vivo en caso de producirse fallos técnicos.
Las plataformas más populares son Zoom, Teams, Skype e incluso redes sociales con sus características LIVE, pero hay muchas plataformas donde se puede realizar.
3. ¡Prepárate!
Un día o dos antes de la celebración de la rueda de prensa, testéalo todo: la conexión, las capacidades de la plataforma de Live Stream, la calidad del vídeo y el sonido etc. Es muy aconsejable hacer un buen ensayo y, de esta manera, localizar algún fallo subsanable para evitar que haya problemas en el directo.
4. Organizadores
Que realicemos la rueda de forma online no quiere decir que no tengamos que contar con un buen número de organizadores. Aunque el número de personas en el equipo pueda estar relacionado con la envergadura y participantes del evento, seguro que necesitarás a alguien responsable del apoyo técnico, un presentador, un encargado del room online donde todo se esté llevando a cabo, etc.
5. Los materiales que entregues tras la rueda de prensa son importantes
Siempre, pase lo que pase, es necesario enviar una nota de prensa a los periodistas participantes de la manera en la que se ha hecho siempre. También, hay que enviarles o dejar claro dónde pueden encontrar la rueda de prensa grabada, cosa que apreciarán mucho. Y, aunque lo repetimos mucho, siempre se debe dejar constancia de quién es el mejor contacto posterior a la rueda para la petición de materiales y otras cuestiones.
¿Qué hace más fácil la rueda de prensa digital y online?
Autor: Alfonso Cabello, profesor de eventos digitales online en IM Digital Business School.
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