Guía para seleccionar la tecnología del evento digital

¿Cómo elegir los mejores recursos tecnológicos para obtener los resultados que deseas? 

¡Vamos a intentar dar algunos consejos y pinceladas importantes en este artículo! En primer lugar, hemos de saber a qué nos referimos cuando hablamos de tecnología en un evento. 

Básicamente, queremos referirnos a todas las herramientas y elementos digitales que nos ayuden a crear, ejecutar y producir un evento digital. Como ejemplos, podemos nombrar los software de gestión de un evento, las herramientas de engagement, las plataformas virtuales, servicios de streaming o aplicaciones de móvil para eventos. 

¿Por qué es importante?

Como respuesta a la situación sanitaria actual, y en la que llevamos inmersos desde el 2020, la tecnología de los eventos ha evolucionado a una velocidad nunca antes vista. Este desarrollo ha tenido un impacto muy positivo en los eventos celebrados durante los últimos meses. La mayoría de los organizadores de eventos admiten que la utilización de esta nueva tecnología tendrá un impacto positivo en el evento.

Antes de contar con grandes avances en este campo, todo se reducía a un proceso muy manual. Las listas de contactos debían de ser gestionadas una a una, todo estaba muy limitado al papel y al correo electrónico. Antes de la llegada de nuevas tecnologías, los organizadores sólo podían planificar y ejecutar eventos presenciales.

Hoy en día, contamos con muchas herramientas que facilitan la organización, modifican y amplían la experiencia tanto para organizadores como para asistentes y, más allá de los presencial, nos encontramos con un escenario digital y por supuesto, híbrido. 

Cada herramienta tecnológica, ayudará al organizador en los procesos en cada una de las fases del ciclo de vida del evento: construir webs, plataformas de registro, promoción a través del e-mailing, etc. 

Por supuesto, también tiene beneficios para la experiencia del usuario o asistente. Mediante el uso de plataformas destinadas al engagement y el networking, los asistentes pueden estar conectados muy fácilmente. Por supuesto, con las aplicaciones, los usuarios podrán navegar a través de todas las características del evento y acceder a herramientas como los chats en vivo, live stream etc…

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¿Cómo elegir la tecnología correcta?

Ahora vamos a considerar los parámetros más importantes.

Objetivos del evento:

Para saber qué elemento tecnológico vas a necesitar, tienes que saber exactamente cuáles son los objetivos. ¿Por qué organizas este evento? ¿Qué quieres conseguir?. Alineados con estos objetivos, tendrás que determinar unos Key Performance Indicators que te ayuden a medir el éxito. 

Por supuesto, al determinar tus objetivos, es muy importante hacerlo usando la filosofía SMART: específico, medible, alcanzable, realista y en un tiempo determinado. 

¿Qué tipo de evento es ideal para tu marca, organización, producto etc?

Para elegir la mejor tecnología, tendrás que saber el tipo de evento que vas a realizar (existen muchos y por supuesto cada vez más y más creativos).

  • Cumbres virtuales
  • Conferencias virtuales
  • Exposiciones y ferias
  • Eventos culturales
  • Talleres
  • Lanzamientos de productos
  • Webinars
  • Eventos híbridos
  • etc etc etc…

Consideraciones a la hora de evaluar la tecnología del evento

Siempre alineados con los objetivos, hay elementos tecnológicos que simplemente un organizador no puede dejar de usar y otros que serán beneficiosos para los objetivos secundarios. 

Enfocarnos en la innovación

Lo innovador es más importante que nunca en el proceso que sigue la industria de mutar hacia lo híbrido. Si quieres ir por delante de la competencia, has de encontrar los mejores proveedores de nueva tecnología específica para tu evento. 

¿Cómo sabes si los proveedores son los mejores o los que más te conviene? Es importante conocer a la personas que hay detrás. Haz un ejercicio de “cotilleo” digital y estudia sus redes sociales, perfil de Linkedin y web. Pregunta a la empresa cómo es su planteamiento en cuanto a los eventos híbridos que van a explotar. Si puedes, ojea eventos pasados y actuales donde hayan trabajado para ver hasta qué punto son innovadores. 

Preparación para el híbrido

Los eventos híbridos están comenzando a despuntar este año. Uno de los retos principales será diseñar la experiencia tanto para los asistentes físicos como para los que se encuentren en sus casas y asegurarse que esta experiencia sea personalizada. Lo interesante es buscar una app que te asegure una experiencia completa y 360º tanto para los clientes que acuden físicamente como para los que lo hacen a través de las pantalla, todo en un mismo sitio.

Facilidad en el uso

Los elementos tecnológicos a utilizar han de ser de fácil uso tanto para los organizadores como para los asistentes. Si todo el mundo lo encuentra fácil, el ROI se verá muy beneficiado. 

No olvides preguntar al proveedor de este producto por una demo o varios días de uso gratis para asegurarte que sea satisfactorio para tu evento y los objetivos que quieras alcanzar. 

Experiencia impecable del asistente 

Tu marca debe estar asociada a la experiencia que ofreces y reflejar bien este valor para tus asistentes. Esto aún será más importante en los eventos híbridos. Es importante hacerse preguntas como: ¿requiere el hecho de registrarse que el visitante de la web salga de la misma para ir a otro emplazamiento web? ¿Puede tanto la agenda como la homepage estar hecha a medida para el evento? ¿Cuenta la plataforma con una app? etc etc…

Personalización

Indispensable escoger soluciones tecnológicas que ofrezcan datos claros sobre la trayectoria completa de los usuarios: desde que se enteran del evento hasta el registro/ compra y su fidelización y que sea lo más personalizado posible (ya que debemos contar con muchos datos de los clientes potenciales). Esta solución tecnológica también no debe ayudar perfectamente a medir nuestros objetivos a través de los KPIs seleccionados inteligentemente. 

Que sea la imagen de la marca

En la elección de la mejor herramienta, esta debe ser la imagen de la marca, es decir, debe ser capaz de ser customizable para añadir el look & feel, logo, imágenes, vídeos de tu organización etc etc. 

Confianza

Las plataformas nos deben dar confianza y no dejarnos tirados en los momentos más importantes. Si la web o el live-stream se caen, perderemos asistentes y por lo tanto beneficios y puede significar mala prensa. Siempre tenemos que pedir referencias y leer los comentarios de otros clientes y usuarios. 

Atención al cliente y al asistente

Así como la confianza en el producto, es importante que un organizador cuente con asistencia por parte de la empresa proveedora de la plataforma tecnológica para ofrecernos apoyo ante cualquier eventualidad y podamos resolverlos lo antes posible para que no nos signifique un gran daño.

Por otro lado, tener a un ejecutivo de cuentas que esté siempre ofreciendo guía a través de todo el proceso con el fin de ayudarnos a conseguir nuestros objetivos, es esencial.

Te dejo aquí una buena página donde encontrar multitud de software de gestión de eventos y los comentarios y notas de los usuarios para comparar y seleccionar el que más te convenza: capterra.

¿Tu evento está mutando a híbrido? ¿Has hecho uso de plataformas tecnológicas que te han solucionado problemas y generado beneficios? ¿Cuáles? ¡Cuéntanos tu experiencia!

Autor: Alfonso Cabello, profesor de eventos digitales online en IM Digital Business School.

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