Cómo virtualizar un evento de cara al 2021

Los eventos virtuales han venido para quedarse. Es por ello imprescindible que los organizadores comiencen a considerar la mejor plataforma para ofrecer una experiencia única a los clientes y asistentes. Durante años, las empresas, marcas, asociaciones e instituciones han confiado en el éxito de los eventos asistenciales con personas in-situ. Esta tendencia, sin embargo, está cambiando gracias a las nuevas tecnologías para eventos virtuales, tales como las bien equipadas plataformas para Live Stream y videoconferencias: algunos ejemplos.

La actual situación de COVID-19 ha acelerado estos cambios impidiendo una gran cantidad de celebraciones de eventos en espacios reales y obligando a muchísimas organizaciones a realizar cambios drásticos de la noche a la mañana. 

Los organizadores buscan nuevas herramientas

Muchas de ellas, incluso prevén la utilización de este formato bien entrados en el 2021, como la gigante Microsoft, que hizo público un comunicado donde anunció que sus eventos, tanto internos como externos, serán virtuales hasta, de momento, junio del siguiente año. En este contexto, es evidente que los organizadores buscan nuevas herramientas para compensar las cancelaciones, aumentando en un 72% (de momento) sus ofertas virtuales y webinars desde que comenzó la grave situación sanitaria que atravesamos. El pronóstico es que el creciente mercado de eventos virtuales experimentará un 23% de crecimiento desde el 2020 al 2027.

Hoy en día, los eventos, ya sean en espacios reales o virtuales, son una herramienta estupenda para generar leads, branding e ingresos. Con un 81% de los marketeros utilizando esta tecnología y con la seguridad del alto rendimiento que producen como excelente táctica B2B, los eventos están aquí para quedarse. Lo hayas probado o no, sabiendo cómo realizar un evento virtual de forma efectiva, esto se convertirá, sin duda, en una estrategia clave para los negocios en todos los ámbitos para alcanzar y llegar a sus clientes en el 2021.

Las diferencias obvias entre un evento real y uno virtual es que se llevará a cabo a través de pantallas, visibles desde diferentes navegadores, ordenadores o aplicaciones móviles. Aunque a priori pueda parecer que estas plataformas son más limitadas que un evento donde el asistente pueda moverse libremente, se puede perfectamente ofrecer una experiencia interesante y con buenos resultados a través de la elección de las plataformas y canales óptimos. 

Antes del evento: ¿qué tecnología tenemos a nuestra disposición y cómo podemos aprovecharla?

  • Configuración rápida: Es muy importante crear una microsite dedicada al evento pero, dada la situación, exigencias y demandas actuales, los organizadores deben estar preparados para crearla en días u horas, especialmente en momentos en los que hemos planificado un evento “en persona” que tiene que mutar al formato virtual rápidamente. Esto es más práctico y eficiente conseguirlo a través de un gestor de contenidos o CMS.
  • Gestor de la página de evento en un mismo sitio:  es inteligente diseñar y crear esta página o site específica desde el mismo CMS, de esta manera siempre se puede aprovechar el trabajo de desarrollo y el look & feel de lo que ya está hecho y aplicarlo a la nueva microsite. 
  • Facilitar la integración y la migración: como hemos comentado antes, cuando una microsite se realiza en el mismo CMS que la “web madre” es posible una migración más rápida de contenidos. 
  • Una maravillosa experiencia visual: la experiencia del usuario debe ser orgánica, fluida y memorable. Es crucial que esta experiencia no solo se circunscriba al LIVE sino a la experiencia antes, durante y después del evento. Durante el “viaje” que tiene que realizar un asistente, es importante asegurarse la creación de estrategias de contenidos que generen engagement en todos los estadios. 
  • Conseguir un ROI positivo a través de un enfoque más amplio: por supuesto, estas microsite deben estar alineadas con las estrategias de SEO y de experiencia de usuario (UX) como parte de un enfoque de marketing más amplio. En algunos casos, puede ser beneficioso crear otro diseño y estilo diferente para que el evento destaque como una unidad única e independiente.

Durante el evento: la experiencia visual y virtual

Una vez que la microsite y las tácticas pre-evento han sido realizadas, el organizador, con los asistentes ya “en el bolsillo”, ha de ser capaz de ofrecer una experiencia digital única con un impacto más allá del LIVE. 

Para involucrar y no perder el interés de los asistentes, es importante manejar correctamente los workflows. Para los organizadores es crítico controlar estos patrones de trabajo y las tareas que se van a realizar técnicamente durante el LIVE. Por supuesto, es importante realizar ensayos con las plataformas seleccionadas y tener un plan B.

Es básico, medir la performance en directo de la consecución y desarrollo del evento y solucionar problemas. Los contenidos, planificados anteriormente, han de ser relevantes, ricos y atractivos independientemente de la naturaleza del evento: educación, arte, música, evento corporativo, entrega de premios etc etc etc. 

Después del evento:

Medir, medir y medir. Seleccionar las herramientas necesarias y más óptimas para la marca o evento en concreto y, como los KPIs ya están seleccionados, utilizar estos criterios y parámetros para realizar un informe detallado que nos ayude a mejorar de cara a las próximas ediciones. ¡Este paso es muy importante!

Por supuesto, cada evento, tiene su propia preparación, su propia vida, criterios de planificación y técnicos diferentes. No hay una fórmula ideal y universal, cada organizador tendrá que dar con la tecla, poco a poco, a través de la experiencia.

¿Has realizado ya un evento real y lo has transformado en virtual?

¡Cuéntanos tu experiencia! 

Autor: Alfonso Cabello, profesor de eventos digitales online.

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