Cómo promocionar tu evento virtual en el 2021

No podemos olvidar hoy en día, el diseño, la preparación y la ejecución de un evento como parte importantísima de las campañas de marketing y comunicación de nuestra marca para conseguir nuestros más que apetecibles objetivos (ya sea branding, ventas, generación de leads etc etc).

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Pero, en los tiempos que corren envueltos en una crisis sanitaria, no podemos contar al 100% con todo lo que no ofrecía un evento presencial, así que, se hace muy importante él no quedarnos parados y diseñar uno virtual. 

Con todas las herramientas con las que contamos hoy en día, tenemos muchos más recursos para crear un evento virtual atractivo y que por supuesto llegue a ser un éxito.

¿Qué es importantísimo para que nuestro evento tenga ese tan ansiado éxito?

Sin duda, dar en el clavo con nuestro público objetivo y poder realizar una promoción de 10.

También, generar conciencia a través de una estrategia de marketing atractiva, es la clave para poder conseguir un buen número de asistentes, conversiones, registros o leads para nuestra organización.

¡Vamos a pasar a definir cómo podemos conseguir esto!

Identifica a tu audiencia

Sé muy muy claro a quién te estás dirigiendo y por qué. Para crear un plan de marketing, lo primero que tienes que hacer es conocer bien a tu audiencia. 

¿Qué necesitamos saber de ellos?

  • Datos demográficos (edad, localización, profesión…)
  • Cuánto tiempo pasan online.
  • Sus motivaciones y objetivos.

Esta información es vital ya que será necesaria para identificar los canales comunicativos y el mensaje a difundir. 

Crea un objetivo con tu audiencia que te ayude a visualizar el éxito de tu evento y adapta los canales y los mensajes necesarios para alcanzar esos objetivos.

Crea una landing page

Comunica una atrayente proposición de valor. Una vez tienes todo el punto anterior claro, necesitas crear un espacio hacia donde llevar a toda tu audiencia. Este espacio es una landing page creada específicamente para el evento virtual. 

Con ello tendremos básicamente dos propósitos: 

  • Ayudar a comunicar por qué es tan importante este evento para tu audiencia.
  • Puedes conseguir datos de los clientes potenciales para utilizar en tus campañas y atraerlos.

¿Qué debe contener esta landing page?

  • Un titular corto y catchy.
  • Fecha y hora del evento.
  • La agenda, escaleta o horarios de las diferentes propuestas.
  • Quién participa en el evento y quiénes son los patrocinadores.
  • Preguntas frecuentes.
  • Contenidos e imágenes que apoyen el mensaje principal.
  • Un video que genere engagement (el 72% de los clientes potenciales procesa y entiende mejor un mensaje a través de videos).

Comunica en el momento correcto

Encontrar el momento, es esencial. Si lo haces demasiado pronto, te arriesgas a perder la atención de tu público. Si lo haces demasiado tarde, te arriesgas a no generar un reach óptimo para tu campaña.

Es muy importante que, incluso aunque los requerimientos técnicos para tu campaña no estén preparados, consigas atraer a tu audiencia hacia tu landing page para que inicien su registro. Por ello, es clave llegar a diseñar una landing page en condiciones para que anime al público a informarse, hablar sobre el evento, sentirse interesado y finalmente registrarse. 

Por supuesto, existen excepciones cuando hablamos de eventos muy específicos con una audiencia muy pequeña. En este caso, los tiempos pueden ser diferentes e incluso puede ser necesario invertir más tiempo para llegar a esas pocas personas y poder captarlas.

Promociona también en tu página a web

Es importante también utilizar tu mejor escaparate, que es tu web. Siempre es recomendable añadir una sección en la página principal donde se vea claramente el nombre de tu evento para dirigir al público hacia esa maravillosa landing page que ha sido creada para tal efecto. 

También tenemos que ser muy claros con los copies para que hagan justicia al mensaje principal. Este texto, tiene que ser muy atractivo y explicar en pocas palabras lo que ofreces o qué problemas solucionamos a través de tu evento y tu organización. 

Por supuesto, el contar con un buen video en la web que redirija a la landing page como forma de promoción también es una grandísima idea que seguro que atrae y mueve tráfico hacia su destino.

Haz uso del e-mail marketing

Envía una serie de e-mails a tus suscriptores. Esta estrategia es clave en la promoción de cualquier evento virtual. 

Si ya tienes una base de datos en condiciones, es el momento de realizar este envío. el 40% de los marketeros creen que esta estrategia es la más efectiva para promocionar un evento. 

Pero debes en cuenta que tiene que ser un e-mail muy bien construido, atractivo y con un contenido certero: un buen título, el cuerpo del mensaje, un buen contenido gráfico y un potente call to action.

Anima a compartir

Intenta que los usuarios registrados al evento compartan su participación en sus redes. Es importante realizar técnicas que animen a ello ya que otros clientes potenciales “terceros” confiarán mucho más en la recomendación de alguien que conocen y además, estamos hablando prácticamente de una recomendación con coste cero.

Por supuesto, una forma de animar es ofrecer algo a cambio como un descuento tras un concurso, viaje y hotel pagados, suscripción a plataformas de series online y un largo etcétera (todo dependerá de la naturaleza del evento).

Aprovecha bien los sponsors

Anima a los patrocinadores a que corran la voz. Esto puede incluso quedar patente en los contratos donde se firmen los acuerdos mutuos win-win a los que se lleguen. 

Es muy interesante que los sponsors compartan el evento en sus redes sociales y su página web. También es conveniente que realizaran un envío de mail a su base de datos y realizar un guest post en su blog (si lo tienen).

Involucra a tus speakers

¿Tu evento cuenta con oradores, ponentes, speakers, maestros de ceremonias etc? Hazles formar parte de esto y anímales a que hablen de él en sus plataformas. ¡Seguro que muchos de ellos son influencers en su sector y llegan a muchísimo más público!

Marketing de contenidos

Ya sabemos de la importancia de un contenido de calidad y creado siempre pensando en el buyer persona como estrategia de inbound marketing. El contenido en forma de increíbles videos, fotografías, copies y un buen call to action es imprescindible para ir creando una narrativa atractiva alrededor de nuestro evento. El storytelling en diversos formatos es muy importante para crear una comunidad que se convierta en asistentes.

También hay que tener en cuenta el crear buenos posts para el blog con palabras clave bien seleccionadas y, si podemos escribir estos contenidos para otros blogs en webs que interesen a nuestra audiencia, aumentamos la onda expansiva. 

Envía una nota de prensa

¡No te olvides de diseñar una campaña de PR! Acércate a la prensa, relaciónate con ella, haz un envío de nota bien diseñada con un buen titular, subtítulo, cuerpo de mensaje, patrocinadores, ponentes, artistas, calendario, hora y día del evento, videos/fotos y no olvides links con materiales de prensa (media kit) y link que lleve por supuesto a la landing page. ¡Ah! ¡Y el call to action! (en este caso enfocado a la prensa). 

Crea un hashtag potente

Los hashtags son básicamente frases y palabras clave cortas utilizadas por los organizadores para crear conversación y ruido alrededor del evento. Es importante crear uno o dos hashtags oficiales que le hagan justicia a la marca y que hablen claramente de qué es el evento. Incluso utilízalo en tus estrategias de promoción: concurso en redes, gamification, sorteos etc. Haz que el hashtag sea fácilmente reconocible y compartible, y ¿por qué no? ¡Incluso trending topic los días del evento!

Utiliza a tus canales de social media

Es impensable hoy en día, no contar con las plataformas oficiales de la marca, y si el evento tiene ya entidad propia, por supuesto contar con redes específicas del mismo: Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin etc.

Los contenidos han de ser calendarizados inteligentemente en el tiempo (y con antelación) y aprovechar los momentos de anuncios clave con lanzamientos de notas de prensa etc.

Si se cuenta con presupuesto, por supuesto, siempre realizar anuncios pagados con los que llegar mejor a nuestra audiencia meta. 

¡Consigue captar la atención de tus seguidores y no perderla de forma creativa! ¡Ah! Y ya que hablamos de eventos virtuales, no te olvides de mencionar el Live Stream que posiblemente realices a través de alguno de estos canales. 

Paid Search – SEM

Aprovecha las bondades de Google y, si tienes bastante presupuesto y quieres llegar de forma más rápida y efectiva a tu audiencia para conseguir registros y asistentes, no dudes en hacerte con una buenas keywords y seleccionar los datos relevantes de cliente potencial: localización, intereses, datos demográficos etc. ¡Esto te procurará más visibilidad y conciencia de la existencia del mismo!

No subestimes el envío de SMS

Los mensajes de texto funcionan de forma más efectiva que los envíos de mail (esto no quiere decir que haya que elegir entre uno u otro, el envío de mails es esencial). Si tienes una base de datos con los números de tus leads de calidad generados, no te saltes este paso y realiza campañas de envío SMS. No olvides que estamos la mayor parte de nuestro tiempo mirando nuestro móvil y que es una manera concisa (con buenas palabras clave) de llegar a nuestra audiencia.

Siguiendo estos pasos, ¡seguro que diseñas una estrategia de promoción de éxito!. 

¿Has realizado alguna vez la promoción de evento virtual? ¡Comparte con nosotros tu experiencia! 

Autor: Alfonso Cabello, profesor de eventos digitales online en IM Digital Business School.

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