10 pasos para crear un evento online

La realización de eventos online es una de las estrategias de visibilidad y captación de leads más importantes que una empresa tiene a su alcance.

La proliferación de las plataformas de streaming permite reunir a personas de cualquier parte del mundo de forma fácil y con un presupuesto bajo. Tus clientes están cada vez más acostumbrados a moverse entre herramientas digitales y esto abre las puertas a la visibilidad de muchos negocios que hasta hoy son locales.

En este post te vamos a enseñar cómo puedes organizar uno y qué beneficios ofrece a tu empresa.

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Beneficios de los Eventos Online

Si te decides a organizar un evento online, verás que hay muchas razones que te ayudan a optar por esta alternativa. Te contamos algunos de los beneficios que podrás obtener:

*1 Alcance alto

Sin duda esta es una de las principales razones que llevan a las empresas a dar este paso. Si quieres que tu marca impacte en un número elevado de potenciales clientes, lo mejor es eliminar las barreras físicas de la distancia.

*2 Aumentas tu posicionamiento SEO

Al tratarse de un evento online, toda la comunicación que generas sobre él también será online. Probablemente vas a crear una landing page en tu sitio web que va a ser difundida por un equipo de Community Managers y por los propios asistentes.

Esto no va a pasar desapercibido en los buscadores, que lo traducirán en un mejor posicionamiento de tu marca en las SERPS.

*3 Mayor engagement

Las interacciones de los asistentes con la marca (y viceversa) son mayores en un evento online que en uno offline. ¿Por qué? Porque los canales digitales, en especial las redes sociales, son excelentes para expresar dudas y opiniones en el momento en el que el evento transcurre.

*4 Presupuesto bajo

La organización de un evento online no requiere un alto presupuesto. Hay variables que quedan excluidas, como el catering, profesionales como fotógrafos, alquiler de espacios, etc. Sí que vas a necesitar alguna que otra inversión, pero existen muchas opciones profesionales en el mercado que se adaptan a tus posibilidades de inversión.

Te lo explicamos en las siguientes líneas.

10 pasos para organizar un evento online

Si ya has organizado antes eventos presenciales, verás que hablamos de aspectos similares de base, aunque con matices diferentes, claro.

Vamos a ir poco a poco y a explicarte, paso a paso, cómo crear tu flamante acontecimiento.

Paso 1: Define los objetivos de tu evento online

Hay muchos motivos por los que decides poner en marcha esta excelente acción de reputación de marca y por eso es importante que definas de forma clara qué es lo que quieres conseguir.

Piensa que hablamos de objetivos SMART, así que tendrás que ser muy concreto al definirlos. Por supuesto, puedes marcarte varios, entre los que destacan 3:

  • Ganar reputación.
  • Captar leads.
  • Presentar un nuevo producto o servicio.

Paso 2: Decide el tipo de evento online

Una vez definido tu objetivo, tienes que elegir el tipo de evento que mejor encaja con él. ¿Vas a hacer una mesa redonda, un congreso, un MeetUp o lo realizarás en otro formato?

El número de asistentes y participantes es una de las variables que te ayudará a decidir.

Paso 3: Calcula el presupuesto

Saca la calculadora porque ha llegado el momento en el que tienes que hacer números para saber si puedes organizar el evento ideal que has soñado o hay que recortar algún detalle.

Dependiendo del formato elegido, tienes más o menos gastos. Algunos de los que te vas a encontrar son:

  • Herramienta de streaming.
  • Landing page.
  • Ponentes, tertulianos, etc.
  • Publicidad en redes sociales y buscadores.
  • Equipo de difusión.
  • Herramientas de venta de entradas.
  • Herramientas de analítica.

También tienes la posibilidad de obtener ingresos mediante, por ejemplo:

  • Patrocinadores.
  • Publicidad.
  • Venta de entradas

Paso 4: Decide la plataforma de streaming

En este paso también te encuentras con que puedes decantarte por una de las muchas que hay en el sector, y que la elección depende del tipo de evento online que quieres organizar.

Las más utilizadas en el sector y que nosotros te recomendamos utilizar son:

Paso 5: Organiza al equipo interno

¿Cuántas personas de tu organización vas a necesitar para que tu evento online sea un éxito? Cuenta con las que estarán en el staff de organización y con un equipo de difusión para las redes sociales.

Paso 6: Crea una landing page

Es fundamental que cuentes con una landing page del evento porque:

  • Es el lugar a través del cual los asistentes se van a registrar.
  • Es la url que vas a utilizar para dar a conocer tu evento al público.

Truco: si el evento es o será periódico, haz que la url sea la misma para todos, ya que así vas a poder mejorar el posicionamiento SEO.

Paso 7: Diseña las creatividades para la difusión

Sabemos que este detalle se suele pasar por alto en la organización de eventos online y que nos damos cuenta de ello cuando ya tenemos la fecha cerca.

Ten en cuenta que, para que los asistentes se inscriban, tienen que saber que existe el evento, y para ello, necesitas imágenes, infografías, vídeos y demás creatividades que contengan la información necesaria.

Paso 8: Dinamiza tu evento en las redes sociales

¡Ha llegado el Día D y no es momento de quedarse callado en las redes sociales! Durante el transcurso del evento es necesario que sigas dinamizando y fomentando la participación de los asistentes. Utiliza las redes sociales para ello y emplea tácticas que aumenten el engagement, como concursos o juegos.

Paso 9: Mide los resultados tras el evento

Tu evento online ha llegado a su fin y es el momento de recuperar el objetivo que te propusiste al inicio. ¿Lo has conseguido?

Además, hay otras métricas que te va a resultar muy interesante conocer, como:

  • Número de asistentes.
  • Menciones de tu marca en los medios sociales digitales.
  • Engagement (interacciones sobre alcance) y ROE.
  • ROI.
  • Índice NET (Net Promoter Score).
  • Número de visitas a la landing page.
  • Tasa de Conversión.

Para ello, te recomendamos que utilices herramientas como Google Analytics, Metricool o Tweet Binder.

Paso 10: Realiza un informe

No solo tienes que obtener valores cuantitativos, sino que debes interpretarlos de manera cualitativa. Para ello, redacta un informe con los resultados conseguidos y los que no, porque además, es probable que tengas que presentarlo a los patrocinadores o alguna otra entidad o compañero.

Ahora que ya sabes cómo organizar un evento online, ¿te animas a crear el tuyo? ¡Cuéntanoslo!

Autora: Sonia Duró, Directora del Área de Comuniación Digital

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